7. Invoer formatie

De begrotingsmodellen Schoolbegroting kunnen per dag en daardoor per periode nauwkeurig de loonkosten begroten. Omdat we werken met een invoer van personeel met een ingangsdatum en een einddatum voor de dienstverbanden kunnen via de online updates de begrotingsjaren verzet worden zonder dat het personeel opnieuw ingevoerd moet worden (NB: de inschaling qua trede moet wel geactualiseerd worden na een jaarupdate). Daarnaast neemt het model dus in tegenstelling tot andere modellen (die vaak de schooljaren met 5/12 en 7/12 omrekenen naar kalenderjaren) dienstverbanden die tot 1 januari lopen echt niet meer mee in het nieuwe begrotingsjaar.

Het model rekent alleen met regels waar een naam is ingevoerd, vul dit veld dus altijd in. De functienaam kan eventueel overgeslagen worden. De geboortedatum moet altijd worden ingevoerd in verband met het berekenen van de gewogen gemiddelde leeftijd (wordt alleen van OP berekend). Het niet of niet goed invoeren van deze gegevens kan per jaar tienduizenden euro's verschil maken.

Het model rekent per periode (jaar of schooljaar) alleen met dienstverbanden die voor die periode relevant zijn. De begin- en einddata worden hiervoor gebruikt. Voor begrotingsjaar 2017 worden dus alleen die dienstverbanden meegerekend die op enig moment in dat jaar vallen. Dit kan een heel jaar maar ook een deel ervan zijn. Vul dus altijd de begindata in en alleen einddata als de dienstverbanden echt gaan aflopen. Vergeet in zo'n geval niet om een eventuele vervanger toe te voegen aan de formatie, anders reken je jezelf rijk door te lage personeelslasten te begroten.

De inschaling moet ingevuld worden om de loonkosten te kunnen berekenen. De schaal kan zelf ingevoerd worden, er is ook een keuzelijst beschikbaar. De trede die ingevoerd wordt is voor het model het uitgangspunt voor het eerste begrotingsjaar. Elk volgend begrotingsjaar zal het model een periodiek toekennen tot aan het moment dat het einde van de schaal bereikt is. Voor de periodiek zijn dus geen handmatige acties vereist. Wel is het belangrijk om als er een jaarupdate is geweest waarbij de kalender van het model een jaar opschuift de inschalingen te actualiseren (d.w.z. de trede waarmee het model bij aanvang rekent ophogen voor het nieuwe jaar).

Vervolgens kan een werktijdfactor worden ingevoerd. Let erop dat hier altijd een wtf van meer dan nul wordt opgegeven, in verband met de berekening van de gewogen gemiddelde leeftijd. Als een werktijdfactor nul is ontstaat er een fout in die berekening en wordt de GGL op het minimum van 30 jaar gezet. Begroot mensen dus niet uit dienst door hun wtf op nul te zetten maar door een einddatum voor hun dienstverband op te voeren.

Eventueel kan nog een verloffactor en een toelage worden opgegeven. Door naar beneden te scrollen worden allerlei loonkostenberekeningen per periode en verlofsoort zichtbaar. Deze zijn informatief, ze worden door het model in de loonkostenbegroting gebruikt. Kijk op ons Youtube-kanaal voor een video over dit onderdeel van het model!